Xây dựng và ứng dụng phần mềm mẫu thể thức văn bản điện tử phục vụ công tác điều hành và quản lý của Bộ lao động thương binh và xã hội

Chủ nhiệm: TS. Vũ Xuân Hùng

Năm đăng ký: 2014

Năm nghiệm thu: 2015

Tóm tắt:

1. Tính cấp thiết

Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, góp phần tích cực vào sự tăng trưởng, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, làm thay đổi cơ bản cách quản lý, học tập và làm việc của con người. Trong cải cách hành chính, CNTT góp phần tự động hóa, đơn giản hóa các quy trình, thủ tục hành chính, tạo ra phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới. “Tin học hoá hoạt động của các cơ quan nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả.” (Kết luận của Ban Chấp hành Trung ương tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá).

Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 8/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 đã xác định mục tiêu hiện đại hóa hành chính là: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử......; Ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân.”

Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là một phương tiện quan trọng để ghi lại và chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Đó là công cụ điều hành không thể thiếu và sản phẩm tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước.

Văn bản theo nghĩa hẹp được hiểu là các tài liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế... Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan quản lý nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội. Văn bản quản lý Nhà nước còn là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước.

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành hình thức bên ngoài của văn bản. Chính các yếu tố thể thức này làm cho hình thức văn bản nhà nước khác với hình thức các loại văn bản khác. Các yếu tố thể thức văn bản và việc trình bày các yếu tố thể thức trên một văn bản nhà nước có ý nghĩa rất quan trọng. Qua đó nó thể hiện tính uy nghiêm, trang trọng của nhà nước và đồng thời nó còn phản ánh trình độ văn minh lịch sự trong quản lý. Do vậy, hình thức hay thể thức văn bản phải là khuôn mẫu bắt buộc được cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, chọn lọc và thống nhất chọn làm mẫu. Thể thức văn bản như cách trình bày, các ký hiệu phải được chuẩn hóa tuyệt đối và về hình thức, văn bản hành chính phải có sự thống nhất xuyên suốt từ trung ương đến địa phương.

Để đạt được ý nghĩa trên hiện nay nhà nước ta ban hành nhiều văn bản quy định và hướng dẫn cách trình bày các yếu tố thể thức văn bản quản lý nhà nước (văn bản hành chính (HC) và văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)). Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau, nhất là những nguyên nhân về kỹ thuật, hiện tượng không thống nhất, sai thẩm quyền, sai thể thức văn bản... còn khá phổ biến. Điều này làm giảm giá trị của văn bản, ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín của cơ quan soạn thảo và làm giảm hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước.

Trong nhiều năm trở lại đây, khi khoa học công nghệ phát triển, nhất là công nghệ thông tin, máy tính trở thành công cụ quan trọng, không thể thiếu cho việc soạn thảo các văn bản quản lý nói chung và quản lý nhà nước nói riêng. Việc áp dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả sẽ làm chất lượng của văn bản ngày càng tốt hơn, giảm thời gian hao phí, tăng năng suất lao động và nhất là giảm các sai sót hay sảy ra.

Vì vậy, việc nghiên cứu, xây dựng một chương trình máy tính (phần mềm) để giúp người sử dụng có thể áp dụng các mẫu thể thức văn bản điện tử theo quy định, đảm bảo việc soạn thảo nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót là điều cấp thiết, quan trọng trong hoạt động quản lý hiện nay, góp phần hiện đại hóa hành chính nhà nước, thực hiện thành công Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 8/11/2011 của Chính phủ.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu, xây dựng và ứng dụng phần mềm Mẫu thể thức văn bản điện tử nhằm giúp cho người quản lý soạn thảo nhanh chóng, dễ dàng, đảm bảo chính xác, thống nhất về thể thức của các văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật theo quy định, góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản hiện nay.

3. Kết cấu của đề tài Đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo gồm có 02 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về xây dựng mẫu thể thức văn bản điện tử.

Chương 2: Xây dựng và ứng dụng mẫu thể thức văn bản điện tử.

4. Nội dung chính của đề tài

4.1. Chương 1: Đề tài tập trung luận giải cơ sở lý luận và thực tiễn về xây dựng mẫu thể thức văn bản điện tử:

Hệ thống hóa các khái niệm văn bản, văn bản điện tử và mẫu thể thức văn bản điện tử trên cơ sở phân tích các định nghĩa trong nước và quốc tế (Tiêu chuẩn quốc gia Nga GOST 52292, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, Luật Giao dịch điện tử năm 2005), từ đó xây dựng khái niệm mẫu thể thức văn bản điện tử áp dụng cho đề tài.

Phân loại văn bản theo nhiều tiêu chí (tác giả, tên loại, nội dung, mục đích biên soạn, hiệu lực pháp lý...), xác định ba nhóm văn bản trọng tâm của đề tài là văn bản quy phạm pháp luật (QPPL), văn bản hành chính (HC) và văn bản của Đảng; làm rõ yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản quản lý nhà nước.

Chỉ ra hai nhóm lỗi văn bản thường gặp: lỗi thể thức (chọn sai loại văn bản; thiếu, sai các thành phần thể thức; lạm dụng chữ viết tắt; trích yếu không đạt yêu cầu; lỗi sao chép - dán; sai chính tả, văn phong; nơi nhận chưa phù hợp) và lỗi kỹ thuật trình bày (sai khổ giấy, định lề; sai phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ; định dạng đoạn văn bản không thống nhất; lỗi đánh số tự động, đánh số trang, viện dẫn văn bản thiếu thành phần).

Hệ thống hóa các quy định pháp luật hiện hành về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: quy định chung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP; thể thức văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; thể thức văn bản quy phạm pháp luật theo Thông tư số 25/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp; thể thức văn bản của Đảng theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng, qua đó xây dựng sơ đồ và bảng mẫu chữ chi tiết cho từng loại văn bản.

Giới thiệu khái quát hệ điều hành Windows, chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Office (Word) và kỹ thuật xây dựng tệp mẫu (template) trong Word, làm cơ sở kỹ thuật cho việc xây dựng phần mềm.

Khảo sát, đánh giá thực trạng ban hành văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật tại cơ quan Bộ giai đoạn 2011 - 2013 (qua 1.000 mẫu văn bản hành chính, 150 dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và 120 văn bản của Đảng), chỉ ra tỷ lệ lỗi ở từng thành phần thể thức (quốc hiệu, tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành; địa danh, ngày tháng; số, ký hiệu văn bản; tên loại và trích yếu; nơi nhận; thể thức ký; kỹ thuật văn bản), trong đó lỗi về nơi nhận, tên loại - trích yếu và địa danh - ngày tháng chiếm tỷ lệ cao nhất ở văn bản hành chính; đồng thời phân tích nguyên nhân khách quan (quy định thay đổi, thiếu thống nhất) và nguyên nhân chủ quan (kỹ năng soạn thảo, thói quen sao chép, chậm cập nhật quy định) dẫn đến các lỗi nêu trên.

4.2. Chương 2: Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của Chương 1, đề tài tiến hành thiết kế, xây dựng và ứng dụng phần mềm Mẫu thể thức văn bản điện tử:

Xác định ba nguyên tắc thiết kế phần mềm: bảo đảm tính pháp lý (tuân thủ Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 25/2011/TT-BTP và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW); bảo đảm tính thống nhất về thể thức, định dạng giữa các loại văn bản; bảo đảm tính thực tiễn, thân thiện, dễ sử dụng và có khả năng tùy biến cao.

Thiết kế cấu trúc chương trình theo dạng cài đặt (setup) vào máy tính; xây dựng cơ sở dữ liệu mẫu thể thức văn bản theo hai chiều: theo 85 Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Dạy nghề, các Cục và các Vụ, đơn vị của Bộ (tương ứng khoảng 4.200 mẫu văn bản) và theo nội dung văn bản, lựa chọn phương án phân nhóm thành 5 nhóm: công văn; phiếu trình, tờ trình; văn bản hành chính khác; văn bản quy phạm pháp luật; văn bản của Đảng.

Xây dựng các thành phần thể thức chung (quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, địa danh ngày tháng, tên loại văn bản, chức vụ người ký), các thành phần tùy biến theo từng Vụ, đơn vị (ký hiệu văn bản, nơi lưu, họ tên người ký) và các thành phần do người sử dụng tự nhập (trích yếu, nội dung, nơi nhận, lựa chọn cấp ký) dưới dạng các hộp mẫu có đánh dấu để dễ nhận biết; thiết kế minh họa cụ thể cho các mẫu công văn (của Bộ, của Tổng cục, Cục, của các đơn vị không có con dấu), phiếu trình, tờ trình, báo cáo, nghị định của Chính phủ và thông tư của Bộ trưởng.

Hướng dẫn cài đặt phần mềm (tệp Mau the thuc van ban.exe, tương thích với các hệ điều hành Windows từ XP đến Windows 8, sử dụng được với các phiên bản Microsoft Word từ 97 - 2003 trở lên) qua các bước đăng ký người dùng, lựa chọn thư mục cài đặt và lựa chọn Vụ, đơn vị sử dụng; hướng dẫn mở, sử dụng, định dạng lại và gỡ bỏ chương trình; đề xuất các phương thức đóng gói (theo Vụ, Cục, Tổng cục Dạy nghề, đơn vị sự nghiệp) và phát hành phần mềm qua đĩa CD, USB hoặc cổng thông tin điện tử của Bộ và Tổng cục Dạy nghề.

Xác định điều kiện thực hiện về phần cứng, phần mềm và nhân lực, cùng lộ trình triển khai: báo cáo, nghiệm thu trong tháng 12/2014; chuyển giao cho các Vụ, đơn vị trong tháng 1/2015; áp dụng chính thức trong cơ quan Bộ từ tháng 1/2015.

Tổ chức khảo nghiệm phần mềm tại 11 Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Dạy nghề và một số Vụ, đơn vị của Bộ trong năm 2013, kết quả cho thấy người sử dụng đánh giá cao tính ứng dụng của phần mềm: mẫu văn bản đúng quy định (96%), dễ sử dụng, quản lý (97,5%), bảo đảm sự thống nhất (100%), tiết kiệm thời gian (98,5%), hạn chế tối đa sai sót (89%) và bảo đảm tính thẩm mỹ (92%).

Thành viên đề tài:

Nhóm nghiên cứu của Tổng cục Dạy nghề, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Từ khóa: Văn bản điện tử Thể thức văn bản Mẫu thể thức văn bản Phần mềm mẫu thể thức văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản Văn bản hành chính Văn bản quy phạm pháp luật