Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Chủ nhiệm: Nguyễn Lệ Nhung

Năm đăng ký: 2005

Năm nghiệm thu: 2008

Tóm tắt:

Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Lệ Nhung

Năm đăng ký: 2005

Năm nghiệm thu: 2008

Xếp loại: Khá

Mục tiêu của đề tài: Xác định thời hạn bảo quản cho những tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Kết cấu của đề tài: đề tài gồm 3 chương

Chương 1: Tổng quan chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, lề lối làm việc và tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Chương 2: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Chương 3: Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Những nội dung chính của đề tài:

Mở đầu chương 1, đề tài đã đề cập tổng quan đến chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc của các cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ươngvà địa phương theo các văn bản quy định pháp luật của Nhà nước. Phần tiếp theo là thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước ở cấp Trung ươngvà địa phương. Đối với các cơ quan Trung ương, trong quá trình hoạt động hình thành các nhóm tài liệu sau: nhóm tài liệu chung; nhóm tài liệu chuyên môn; nhóm tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên trong cơ quan. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân bao gồm: nhóm tài liệu tổng hợp; nhóm tài liệu về Tổ chức - Cán bộ; nhóm tài liệu về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, thống kê; nhóm tài liệu về hợp tác quốc tế; nhóm tài liệu tài chính; nhóm tài liệu về cải cách hành chính; nhóm tài liệu về thi đua, khen thưởng; nhóm tài liệu về hoạt động khoa học- công nghệ; nhóm tài liệu về nội chính; nhóm tài liệu văn xã; nhóm tài liệu của Đảng và các tổ chức đoàn thể.

Nội dung được đề cập và phân tích trong chương 2 là cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng Bảng thời hạn bảo quản (THBQ) mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Một số khái niệm liên quan đã được nhóm nghiên cứu làm rõ như: xác định giá trị tài liệu; thời hạn bảo quản; Bảng THBQ; Bảng THBQ tiêu biểu. Tác dụng của Bảng THBQ theo đề tài nghiên cứu là một trong số những công cụ chủ yếu hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu, nó có một vị trí rất quan trọng. Là công cụ hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, hướng dẫn việc lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu trong các trung tâm lưu trữ, làm cơ sở xây dựng các công cụ hướng dẫn khác như danh mục hồ sơ, bảng kê thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan, bảng kê thành phần tài liệu không thuộc diện nộp lưu vào cơ quan…

Về tình hình xây dựng, ban hành và áp dụng Bảng THBQ tài liệu trong công tác văn thư, lưu trữ ở nước ta, đề tài đã điểm qua tình hình xây dựng, ban hành và áp dụng bảng THBQ thông qua một vài Bảng THBQ do cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, một số bộ, ngành, cơ quan Trung ươngvà UBND một số tỉnh, thành phố trực thuộc TW đã nghiên cứu, xây dựng và ban hành như: Bảng THBQ tài liệu văn kiện mẫu của Cục Lưu trữ Phủ thủ tướng (Bảng THBQ năm 1975); Bảng THBQ tài liệu của một số bộ, ngành, cơ quan TW; Bảng THBQ tài liệu của UBND một số tỉnh, thành phố trực thuộc TW. Theo nhóm nghiên cứu, việc xác định THBQ cho từng nhóm hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một trong những công việc quan trọng nhất trong đánh giá giá trị tài liệu. Qua việc tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan quản lý nhà nước, và phân tích thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý, về cơ bản nhóm nghiên cứu xác định THBQ tài liệu theo 3 nhóm: nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn; nhóm hồ sơ, tài liệu có THBQ 70 năm ĐG và 20 năm ĐG; nhóm những tài liệu có giá trị thực tiễn dưới 20 năm. Về phương pháp xây dựng Bảng THBQ mẫu tài liệu theo các bước sau: xây dựng phương án phân loại; xây dựng và hệ thống hoá các điều khoản cụ thể của Bảng THBQ mẫu; xác định THBQ của tài liệu.

Chương 3, đề tài đã trình bày thiết kế Bảng THBQ mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên nhóm nghiên cứu cũng đưa ra kiến nghị Bảng THBQ mẫu này có giá trị sử dụng tích cực trong điều kiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tương đối ổn định. Khi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thay đổi hoặc xuất hiện những lĩnh vực hoạt động mới thì Bảng THBQ này phải được sửa đổi, bổ sung. Nội dung chủ yếu và trọng tâm của Bảng THBQ là phần Bảng kê tài liệu. Kết cấu của Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu bao gồm ban phần tài liệu: phần tài liệu chung; phần tài liệu về quản lý chuyên ngành và phần tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên trong cơ quan.

Thành viên đề tài:

Từ khóa: