Nghiên cứu nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử thuộc diện nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chủ nhiệm:
Th.s Nguyễn Thị Thuý Bình
Năm đăng ký:
2004
Năm nghiệm thu:
2008
Tóm tắt:
Chủ nhiệm đề tài: Th.s Nguyễn Thị Thuý Bình
Năm đăng ký: 2004
Năm nghiệm thu: 2008
Xếp loại: Khá
Mục tiêu của đề tài: Xác định được nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử.
Kết cấu của đề tài: đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Khái quát về sự hình thành, đặc điểm, loại hình tài liệu điện tử.
Chương 2: Tình hình quản lý tài liệu điện tử ở nước ngoài và ở Việt Nam.
Chương 3: Các giải pháp lựa chọn, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử thuộc nguồn nộp lưu vào các trung tâm lưu trữ quốc gia.
Những nội dung chính của đề tài:
Trong chương 1, khái quát về sự hình thành của tài liệu điện tử, theo nhóm nghiên cứu, sự phát triển của công nghệ máy tính (thông tin) nhất là giai đoạn máy tính cá nhân phát triển vào những năm 80 đã có nhiều tác động đến việc tạo lập, quản lý và kiểm soát tài liệu điện tử.Đặc điểm của tài liệu điện tử bao gồm: việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu bắt buộc phải giải mã; không có sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin; cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý) không đồng nhất trong một tài liệu; khả năng xử lý, truyền, tra cứu và cung cấp thông tin nhanh chóng, đa diện, đầy đủ chính xác với nhiều hình thức biểu đạt khác nhau; siêu dữ liệu; dạng tài liệu không dễ nhận diện; hiệu lực pháp lý phụ thuộc vào kỹ thuật tạo ra văn bản; đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt. Các loại hình tài liệu điện tử được nhóm nghiên cứu tổng hợp bao gồm các dạng: các tệp văn bản; các tệp dữ liệu; các tệp ảnh. Các phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử có hai dạng: các phương tiện từ tính và các phương tiện quang học. Trong chương 1, nhóm nghiên cứu cũng đưa ra một số thách thức trong quản lý tài liệu điện tử, đó là: việc tạo lập tài liệu, tổ chức sắp xếp và nhận diện tài liệu điện tử được lưu trực tuyến trên các phương tiện mang tin cố định thường chưa được chú ý đúng mức; các phương tiện mang tin tài liệu điện tử nhìn chung chưa được thừa nhận là có chất lượng lưu trữ lâu dài xét trên cùng bình diện như tài liệu giấy và microfilm; quyền sở hữu và trách nhiệm quản lý đối với nhiều tài liệu điện tử còn chưa được phân định rõ ràng; các quy định của nhà nước về lưu trữ tài liệu tuy có thể áp dụng đối với tài liệu điện tử nhưng thường không quy định rõ tài liệu này là một phương tiện bảo quản bắt buộc hay hợp pháp; phụ thuộc vào năng lực của các cơ quan lưu trữ.
Chương 2, đề tài tập trung phân tích tình hình quản lý tài liệu điện tử của một số nước và Việt Nam hiện nay. Năm 1993 Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã thành lập Uỷ ban chuyên môn riêng về tài liệu điện tử gồm các chuyên gia lưu trữ của các nước như Mỹ, Anh, Pháp, Úc, Thuỵ sỹ, Đan Mạch, Singapore… Tổ chức quốc tế này đã ban hành tài liệu chỉ dẫn về quản lý tài liệu điện tử, theo đó có một số nguyên tắc chung trong quản lý tài liệu điện tử mà các cơ quan lưu trữ cần tuân theo. Nhóm nghiên cứu đã phân tích tình hình công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các nước Trung Quốc, Singapore, Bruney, Mỹ, Ôxtraylia.
Về thực trạng quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam được phân tích bắt đầu từ hệ thống các văn bản quy định của nhà nước về tài liệu điện tử. Có thể nói, cho đến nay đã có nhiều văn bản của nhà nước đề cập đến tài liệu điện tử, từ những quy định chung nhất cho đến những quy định cụ thể về tài liệu điện tử trong các văn bản pháp quy, tuy nhiên, với mục tiêu xây dựng các văn phòng điện tử, văn phòng không giấy thì việc có một hệ thống quy định hoàn chỉnh về tài liệu điện tử là rất cần thiết. Cần ban hành các văn bản về lưu trữ tài liệu điện tử, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và công tác lưu trữ tài liệu điện tử. Qua khảo sát thực tế, việc quản lý và tổ chức lưu trữ khoa học tài liệu điện tử còn mang tính tự phát, chủ yếu phục vụ cho hoạt động tra tìm thông tin hàng ngày của cơ qua, vì vậy các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tài liệu điện tử phụ thuộc vào trình độ của cán bộ và sự quan tâm của lãnh đạo.Trong thực tế, hiện nay cho thấy chỉ có các cơ quan đang trực tiếp sử dụng tài liệu điện tử mới ban hành văn bản hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử như: Cục Địa chất và Khoáng sản, Cục Đo đạc và Bản đồ; Bộ Khoa học và Công nghệ… Nhóm nghiên cứu đã rút ra một số nhận xét chung về thực trạng quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam, đó là: nhiều cơ quan chưa thực sự chú trọng đến việc lưu trữ tài liệu điện tử, chưa có các định hướng, giải pháp quản lý mang tính lâu dài; trình độ của cán bộ lưu trữ còn hạn chế; chưa thực hiện quản lý tài liệu điện tử ngay từ văn thư để sau đó chuyển tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan; việc thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử mang tính kinh nghiệm, chưa có chuyên môn nghiệp vụ chuẩn…
Nội dung của chương 3 là một số giải pháp lựa chọn, quản lý và khai thác tài liệu điện tử thuộc nguồn nộp vào các trung tâm lưu trữ quốc gia. Trước hết, nhóm nghiên cứu đã đưa ra một số nguyên tắc quản lý tài liệu điện tử như: tham gia ngay từ đầu vào việc tạo lập và lưu giữ tài liệu điện tử hiện hành; hướng dẫn tổ chức, sắp xếp và nhận diện tài liệu điện tử lưu trực tuyến trên các phươn tiện mang tin cố định cũng như tài liệu điện tử được lưu ngoại tuyến trên các phương tiện mang tin tách rời; thực hiện các biện pháp bảo vệ và bảo đảm an toàn cho tài liệu điện tử; lựa chọn phương tiện mang tin và các công cụ thích hợp để có thể đáp ứng yêu cầu giữ lại bảo quản và lưu trữ mhững tài liệu điện tử có giá trị lâu dài; phân định rõ ràng quyền sở hữu và trách nhiệm quản lý đối với tài liệu điện tử. Từ các nguyên tắc trên, đề tài đã trình bày 6 giải pháp cơ bản: nâng cao trình độ, nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ điện tử; hoàn thiện cơ chế, chính sách về tài liệu lưu trữ điện tử; nâng cao trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ lưu trữ; tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử; tích cực thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu điện tử; đẩy mạnh nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tài liệu điện tử.
Thành viên đề tài:
Từ khóa: