Nghiên cứu chuẩn dữ liệu trong việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả đối với tài liệu lưu trữ điện tử.

Chủ nhiệm: Thạc sỹ Lê Văn Năng

Năm đăng ký: 2012

Năm nghiệm thu: 2014

Tóm tắt:

1. Mục tiêu: Xác định những vấn đề lý luận cơ bản của đặc tả dữ liệu, đề xuất các đặc tả bao gồm những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu lưu trữ điện tử như nội dung, tác giả, thời gian, chất lượng, áp dụng trong việc lưu trữ, trao đổi, chuyểngiao, bảo quản, sao lưu dự phòng và khôi phục dự phòng đối với tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Kết cấu đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được kết cấu thành 03 chương như sau:
Chương I: Tổng quan về METADATA, XML và một số tiêu chuẩn mô tả dữ liệu
Chương II: Thực trạng về sử dụng METADATA tại một số nước và sử dụng METADATA trong công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam
Chương III: Đề xuất lựa chọn chuẩn dữ liệu trong việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả đối với tài liệu lưu trữ điện tử
3. Nội dung chính của đề tài
a, chương 1, đề tài nghiên cứu tìm hiểu về dữ liệu đặc tả ( metadata), theo đó: (1) Metadata (Dữ liệu đặc tả) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. Có ba dạng metadata:
- Metadata mô tả: mô tả nguồn với mục đích như phát hiện và xác định.
Metadata này có thể bao gồm các yếu tố như tên (title), tóm tắt (abstract), tác giả
(author), và các từ khóa (keywords);
- Metadata cấu trúc: chỉ rõ các đối tượng hợp thành được xếp lại với nhau
như thế nào, ví dụ, các trang được xếp thứ tự để hình thành lên các chương;
- Metadata quản lý: cung cấp thông tin để hỗ trợ quản lý nguồn, như nguồn
được tạo ra khi nào và như thế nào, dạng tệp và các thông tin kỹ thuật khác, và
ai có thể truy nhập nó. Có một số tập con của dữ liệu quản lý; hai trong số đó đôi
khi được cho là một dạng metadata: Metadata quản lý quyền, giúp quản lý các quyền sở hữu trí tuệ; Metadata lưu trữ, chứa thông tin cần thiết để lưu trữ và duy trì nguồn.
(2) Ngôn ngữ XML (Extensible Markup Language - ngôn ngữ đánh dấu mở rộng) là một bộ qui tắc về cách chia một tài liệu ra làm nhiều phần, rồi đánh dấu và ráp các phần khác nhau lại để dễ nhận diện chúng, được áp dụng để trao đổi các thông điệp dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
(3) Một số tiêu chuẩn mô tả dữ liệu, bao gồm: Chuẩn ISAD(G) (International Standard Archival Description (General); Chuẩn METS (Metadata Encoding & Transmission Standard); Chuẩn PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies); Chuẩn EAD (Encoded Archival Description); Chuẩn Dublin Core; Chuẩn TEI (The Text Encoding Initiative); Chuẩn MODS (Metadata Object Description Schema).
b, chương 2, đề tài nghiên cứu thực trạng về sử dụng METADATA tại một số nước và sử dụng METADATA trong công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam.
Đề tài di vào nghiên cứu việc sử dụng metadata cho chính phủ điện tử tại một số nước, theo đó, Mỗi tiêu chuẩn được thiết kế để đáp ứng các mục đích, nhu cầu khác nhau trong quá trình lưu trữ dữ liệu: Khi nghiên cứu việc phát triển metadata của các nước trong quá trình xây dựng chính phủ điện tử, nhiều nước đã đồng ý sử dụng chuẩn Dublin Core như là phần cơ bản về metadata của nước mình. Và nhiên cứu việc Sử dụng Metadata tại lưu trữ một số nước, theo đó, phần lớn các tổ chức lưu trữ trên thế giới đã triển khai các dự án xây dựng kho lưu trữ số. Trong các dự án này, nhiều mô hình, tiêu chuẩn, khuyến nghị đã được xây dựng: mô hình tham chiếu hệ thống lưu trữ mở OAIS, các tiêu chuẩn thiết lập, duy trì siêu dữ liệu lưu trữ Dublin Core, tiêu chuẩn mã và trao đổi siêu dữ liệu XML,...
Đánh giá thực trạng sử dụng metadata trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở Việt Nam và rút ra một số kết luận: Để xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ việc tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ, mỗi loại hình tài liệu lưu trữ có chuẩn riêng, theo nhu cầu quản lý mà không theo chuẩn nào; Trao đổi dữ liệu được thực hiện theo từng File; Lưu trữ dữ liệu được lưu trữ theo File. Thực trạng trên dẫn đến những khó khăn sau: Mỗi loại hình tài liệu có một phần mềm quản lý; Việc trao đổi dữ liệu chủ yếu thực hiện bằng cách Copy File và thực hiện thủ công, không thể thực hiện truyền dữ liệu do dung lượng File quá lớn; Việc lưu trữ dữ liệu không an toàn do lỗi của phương tiện mang tin và do lạc hậu về phần mềm. Điểm quan trọng khi xây dựng Kho lưu trữ điện tử là xác định các tiêu chuẩn dữ liệu. Các tiêu chuẩn này độc lập với phần mềm và có thể chuyển đổi, nhập, xuất phục vụ cho các hoạt động của tổ chức.
c, chương 3, nghiên cứu đề xuất sử dụng chuẩn dữ liệu Dublin core kết hợp chuẩn riêng, sử dụng XML trong việc thử nghiệm tạo lập, sử dụng, trao đổi và lưu trữ dữ liệu đặc tả đối với tài liệu lưu trữ điện tử
Đề xuất sử dụng chuẩn Dublin Core để tạo lập, lưu trữ dữ liệu đặc tả đối với tài liệu lưu trữ điện tử;
Đề xuất lựa chọn chuẩn trao đổi XML kết hợp Dublin Core;
Đề xuất sử dụng HTML kết hợp Dublin Core;
Sử dụng chuẩn dữ liệu Dublin core kết hợp XML trong việc tạo lập, sử dụng, trao đổi và lưu trữ dữ liệu đặc tả đối với tài liệu lưu trữ điện tử.