Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước
Chủ nhiệm:
Nguyễn Trọng Biên
Năm đăng ký:
2003
Năm nghiệm thu:
2005
Tóm tắt:
Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước
Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Trọng Biên
Năm đăng ký: 2003
Năm nghiệm thu: 2005
Xếp loại: Khá
Mục tiêu của đề tài: Đánh giá thực trạng công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước, trên cơ sở đó đề xuất áp dụng những yêu cầu của ISO 9000 vào công tác văn thư.
Kết cấu của đề tài: đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Thực trạng công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước ở nước ta hiện nay.
Chương 2: Tổng quan về ISO 9000 và những yêu cầu chung của ISO 9000.
Chương 3: Những đề xuất áp dụng các yêu cầu chất lượng ISO 9000 trong công tác văn thư tại cơ quan nhà nước.
Những nội dung chính của đề tài:
Chương 1, phần lý luận về công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước được mở đầu bằng việc làm rõ hai khái niệm liên quan: cơ quan nhà nước; văn thư và công tác văn thư, tiếp đến là các nội dung khác như: ý nghĩa công tác văn thư trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; nội dung công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước; trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước.
Đề cập đến thực trạng công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước hiện nay, nhóm tác giả đề tài đã có những đánh giá về tình hình chung hoạt động công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước ở Trung ươngvà địa phương hiện nay, bên cạnh những kết quả đạt được như: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ… đã dần hoàn thiện, mang tính quyết định việc thống nhất hoạt động công tác văn thư trong toàn quốc; nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư đã được nâng cao; trang thiết bị đầu tư cho công tác văn thư cũng được lãnh đạo các cơ quan nhà nước quan tâm chú ý hơn... Những tồn tại, hạn chế trong công tác văn thư được nêu ra là: khái niệm văn thư chưa được hiểu đúng trong đội ngũ công chức và cả đội ngũ quản lý; những văn bản do các cơ quan nhà nước soạn thảo và ban hành không thống nhất về thể thức, nhầm lẫn về hình thức văn bản; đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, tính khả thi của một số văn bản quy phạm pháp luật chưa cao, chưa sát với thực tế; quản lý văn bản đi và văn bản đến chưa thống nhất; phần lớn các cơ quan không lập danh mục hồ sơ hàng năm... Những nguyên nhân của tình trạng đó là: bộ máy hành chính còn quá cồng kềnh, dẫn đến nhiều trường hợp một văn bản đi do nhiều cơ quan cùng soạn thảo, một văn bản đến nhiều bộ phận cùng xử lý, một văn bản nhiều dấu đóng; do nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư chưa đầy đủ, nên chưa có sự quan tâm đúng mức, thường xuyên; chưa có cơ quan chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư; ngành giáo dục và đào tạo chưa quan tâm đến đào tạo trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ…
Mở đầu chương 2- chương tổng quan về ISO 9000 và những yêu cầu chung của ISO 9000, nhóm nghiên cứu đã giới thiệu nội dung cơ bản của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
Nội dung hoạt động áp dụng ISO 9000 trước hết cần xác định tính chất của việc áp dụng ISO 9000 là quản lý và đảm bảo hệ thống chất lượng của doanh nghiệp chứ không phải là việc tiêu chuẩn hoá sản phẩm, dịch vụ. Nhóm nghiên cứu cũng đã dự báo những khó khăn khi áp dụng ISO 9000 gồm 4 vấn đề: về nhận thức; sử dụng nhân sự không đúng chuyên môn; triển khai phương pháp không phù hợp; khó khăn về kinh phí. Những yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000: về mặt phạm vi áp dụng cho mọi tổ chức, không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm cung cấp. Về mặt tổ chức phải xác định những quy trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng đúng trong cả tổ chức; quyết định trật tự và mối quan hệ bên trong của các quy trình này…Yêu cầu về tài liệu chất lượng phải bao gồm: văn bản về chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng; sổ tay chất lượng; những thủ tục thành văn bản do Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 yêu cầu; những văn bản cần thiết của tổ chức đảm bảo sự hữu hiệu của việc hoạch định, hoạt động và kiểm soát các quy trình; hồ sơ chất lượng do Bộ tiêu chuẩn yêu cầu. Ngoài ra còn là các yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo, quản lý; yêu cầu về nguồn nhân lực; yêu cầu về tạo sản phẩm; yêu cầu về đo lường, phân tích và cải tiến.
Chương 3, nhóm tác giả đã đề xuất áp dụng các yêu cầu chất lượng ISO 9000 trong công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước.
Quy trình triển khai áp dụng ISO 9000 bao gồm: xây dựng chính sách chất lượng; mục tiêu chất lượng. Các bước triển khai thực hiện một dự án áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cần tiến hành: nghiên cứu yêu cầu ISO 9001:2000 đối với dịch vụ hành chính, công tác hành chính và công tác đào tạo; khảo sát thực trạng hoạt động công tác văn thư trong cơ quan so với yêu cầu và tiêu chuẩn; xây dựng đề cương; tập hợp tài liệu; thiết kế chi tiết nội dung; xây dựng văn bản chất lượng; phê duyệt hệ thống văn bản; triển khai hệ thống văn bản đến các bộ phận liên quan; đào tạo và thực hành đánh giá chất lượng nội bộ; xem xét của lãnh đạo; nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất; đánh giá kết quả. Để áp dụng Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 vào công tác văn thư, nhóm nghiên cứu đã lập danh mục các tài liệu cần phải có khi áp dụng ISO 9000 (gồm 13 tên mục tài liệu). Về kết quả cần đạt được sau khi áp dụng ISO 9000, bao gồm: bộ máy quản lý chất lượng- bộ máy cơ quan, bộ máy văn phòng, bộ máy văn thư cơ quan rõ ràng; có các văn bản quản lý hệ thống; hệ thống được vận hành; hệ thống được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000; hệ thống chất lượng được áp dụng trong thực tế để rút ra kinh nghiệm làm cơ sở xây dựng mô hình trong ISO 9001:2000 trong công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nói chung.
Thành viên đề tài:
Từ khóa: