Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử
Chủ nhiệm:
Nguyễn Thị Tâm
Năm đăng ký:
2006
Năm nghiệm thu:
2008
Tóm tắt:
Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử
Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Tâm
Năm đăng ký: 2006
Năm nghiệm thu: 2008
Xếp loại: Khá
Mục tiêu của đề tài: Nghiên cứu đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư tại các cơ quan tổ chức và đề xuất mô hình quản lý văn thư trong môi trường điện tử ở nước ta hiện nay.
Kết cấu của đề tài: đề tàigồm 3 chương
Chương 1: Sự hình thành môi trường điện tử ở Việt Nam
Chương 2: Thực trạng quản lý công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức hiện nay ở Việt Nam
Chương 3: Mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử ở Việt Nam
Những nội dung chính của đề tài:
Trong chương 1, đề tài nghiên cứu làm rõ hai vấn đề: Cơ sở pháp lý cho sự hình thành môi trường điện tử ở Việt Nam và thực trạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam. Theo nhóm nghiên cứu, cơ sở pháp lý cho sự hình thành môi trường điện tử ở Việt Nam được xuất phát từ những chủ trương, chính sách của Đảng và quy định pháp luật của Nhà nước. Có thể nói việc ban hành một loạt các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong thời gian qua không chỉ thể hiện sự quan tâm đặc biệt và thường xuyên của Đảng và Nhà nước mà còn góp phần quan trọng từng bước tạo lập nên một môi trường mới - môi trường điện tử ở Việt Nam.
Phần thực trạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam, nhóm nghiên cứu đã đề cập đến các kết quả rất có ý nghĩa trong việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT), đó là: thứ nhất, về xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin, kết quả khảo sát tại các bộ, ngành và địa phương cho thấy cơ sở hạ tầng thông tin đã được các cấp, các ngành quan tâm đầu tư xây dựng. Đặc biệt hệ thống mạng viễn thông đã được thiết lập lan toả khắp các vùng miền trong cả nước. Thứ hai, về phát triển công nghệ phần mềm đã được đặc biệt chú trọng. Ngoài các phần mềm hệ thống, phần mềm được thiết kế riêng, một số phần mềm dùng chung cho ngành hoặc cho nhiều cơ quan, tổ chức như: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý văn bản đi - đến… Thứ ba, về phát triển nguồn nhân lực CNTT các cơ quan tổ chức đã đẩy mạnh việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho cán bộ,công chức, viên chức của mình. Ngoài ra nhà nước đã khuyến khích các cơ sở đào tạo phát triển quy mô và tăng cường chất lượng đào tạo nguồn nhân lực CNTT. Số cán bộ, công chức có trình độ đại học và sau đại học chuyên ngành CNTT đã tăng lên đáng kể. Tuy nhiên, những hạn chế của việc ứng dụng và phát triển CNTT ở Việt Nam vẫn còn nhiều tồn tại như: chưa đáp ứng được yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước cũng như yêu cầu về hội nhập quốc tế và khu vực. CNTT Việt Nam nhìn chung còn lạc hậu, chậm phát triển và có nguy cơ tụt hậu…
Nhóm nghiên cứu đã chỉ ra một số nguyên nhân, đó là: cán bộ lãnh đạo vẫn chưa nhận thức được đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng và phát triển CNTT vì vậy chưa có sự quan tâm, đầu tư thoả đáng; các văn bản quản lý, chỉ đạo về ứng dụng và phát triển CNTT chậm được ban hành, chưa đầy đủ và thiếu thống nhất; nguồn nhân lực để ứng dụng và phát triển CNTT vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn…
Trong chương 2, đề tài tập trung phân tích làm nổi bật thực trạng quản lý công tác văn thư tại các cơ quan hiện nay, qua tổng hợp kết quả khảo sát tại 60 cơ quan Trung ươngvà 45 cơ quan địa phương trong công tác quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi; công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Từ đó, nhóm nghiên cứu đã rút ra một số nhận xét, đánh giá chung. Về ưu điểm: việc quản lý văn bản đi - đến ở các cơ quan nói trên ngày càng chặt chẽ, bên cạnh phương pháp truyền thống, một số bộ, ngành và địa phương đã bước đầu ứng dụng CNTT vào việc quản lý văn bản đi và đến, kết quả ứng dụng đã tạo điều kiện quản lý, theo dõi văn bản tốt hơn và rút ngắn được thời gian chuyển giao văn bản. Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đã có nhiều chuyển biến tích cực. Bên cạnh là những hạn chế như: nhiều cơ quan chưa thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đi và đến, việc tổ chức sắp xếp lưu văn bản có nơi thực hiện chưa đúng quy định; việc lập hồ sơ không được quan tâm đầy đủ; việc ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư lưu trữ còn rất nhiều hạn chế, ví dụ như nhiều nơi mới chỉ dừng ở việc soạn thảo văn bản trên máy tính… Nguyên nhân của tình trạng trên là do: nhận thức chưa đúng và đầy đủ về công tác văn thư nói chung và về vai trò của văn bản nói riêng; hệ thống văn bản quản lý còn thiếu, không đồng bộ; tuyên truyền, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở và tổng kết rút kinh nghiệm còn hạn chế…
Mục đích của việc thiết kế mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử là nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức thông qua việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử và từng bước hạn chế văn bản giấy trong hoạt động quản lý, điều hành và trao đổi thông tin của các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, trong chương 3 đề tài đã thiết kế mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử bao gồm: phân hệ quản lý văn bản đến; phân hệ quản lý văn bản đi; phân hệ quản lý hồ sơ; phân hệ quản lý hệ thống. Trên cơ sở thiết kế mô hình nói trên, đề tài nêu một số giải pháp để thực hiện mô hình quản lý văn bản trong môi trường điện tử:
- Về cơ chế chính sách: phải xây dựng cơ chế chính sách quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử phù hợp với các quy định của pháp luật về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Về phát triển nguồn nhân lực: nhà nước cần có chính sách phát triển nguồn nhân lực CNTT. Cần có chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp với từng đối tượng.
- Về vấn đề đầu tư: nhà nước cần ưu tiên dành một khoản ngân sách nhà nước để xây dựng mua mới, mua sắm, bảo trì, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và phần mềm; tích hợp hệ thống; xây dựng và duy trì trang thông tin điện tử.
- Về công nghệ: phải chuẩn hoá quy trình công việc theo ISO phù hợp với chương trình CCHC và phát huy tối đa ưu thế của CNTT trong việc tăng cường liên thông công việc nhằm giảm tối đa thời gian xử lý công việc…
- Phát triển cơ sở hạ tầng thông tin
- Đẩy mạnh nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào việc quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử.
Thành viên đề tài:
Từ khóa: