Giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Chủ nhiệm: CN. Nguyễn Bá Hoan

Năm đăng ký: 2016

Năm nghiệm thu: 2017

Tóm tắt:

1. Tính cấp thiết của đề tài

1.1. Xuất phát từ thực trạng công tác lưu trữ tài liệu tại Văn phòng Bộ hiện nay

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ sự nghiệp công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

Để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình, Bộ trưởng phải ban hành các văn bản quản lý, điều hành. Toàn bộ các văn bản của Bộ ban hành, kể từ khi thành lập Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đến nay, được lưu trữ tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính).

Từ khi thành lập Bộ (1987) đến nay, số lượng văn bản hình thành nên ngày càng nhiều, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày càng cao. Yêu cầu giải quyết công việc cũng đòi hòi phải nhanh chóng, chính xác hơn, trong khi đó việc quản lý, lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ còn thủ công gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý và tìm kiếm, khai thác sử dụng tài liệu.

Thủ tục khai thác tài liệu còn phức tạp, do mỗi tài liệu chỉ lưu trữ 01 bản duy nhất, việc khai thác tài liệu bằng phương pháp truyền thống đòi hỏi phải đảm bảo được sự an toàn, bảo mật của tài liệu, do vậy phải thông qua các quy trình thủ tục chặt chẽ. Hiện nay, để tra tìm hồ sơ, tài liệu trên kho lưu trữ, trước hết ghi phiếu yêu cầu khai thác tài liệu, trình người có thẩm quyền ký cho phép khai thác, xác định số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên hồ sơ? Sau đó tìm phần bảng kê hồ sơ của đơn vị đó, đối chiếu số hồ sơ, số hộp; lên kho lấy hộp có chứa hồ sơ, tài liệu đó, rút hồ sơ, tài liệu đó ra và làm các thủ tục phô tô, sao y bản chính, đọc tại chỗ, scan... theo yêu cầu của người khai thác. Toàn bộ hồ sơ tài liệu của Bộ lưu trên kho lưu trữ đều là bản cứng và việc khai thác rất thủ công và mất nhiều thời gian.

Việc khai thác sử dụng tài liệu theo cách truyền thống đã tỏ ra lỗi thời và không đáp ứng kịp với yêu cầu đổi mới, nâng cao chất lượng công việc, góp phần chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa nền hành chính.

Môi trường điện tử và quá trình thực hiện Chính phủ điện tử ở Việt Nam đã sản sinh ra một loại hình văn bản, tài liệu mới là văn bản, tài liệu điện tử. Văn bản, tài liệu điện tử sản sinh ngày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức với nhiều định dạng khác nhau. Hiện nay, văn bản điện tử ngày càng chiếm ưu thế so với văn bản giấy nhưng chưa thay thế hoàn toàn văn bản giấy mà hai loại văn bản này tồn tại song song. Đối tượng quản lý của công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử là văn bản điện tử.

1.2. Chủ trương cải cách hành chính của Chính phủ

Nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công việc, hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa nền hành chính, hướng tới cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công vụ.

Ngày 01/8/2007, Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ra Nghị quyết số 17-NQ/TW về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước.

Ngày 08/11/2011 Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 30c/NQ-CP ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020, trong đó đặt ra mục tiêu giảm thiểu chi phí về thời gian và kinh phí trong việc tuân thủ thủ tục hành chính.

Để giảm thời gian và chi phí trong quản lý, khai thác sử dụng tài liệu đòi hỏi phải áp dụng phương pháp mới trong quản lý, khai thác sử dụng tài liệu.

- Chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử

Năm 2005, Quốc hội thông qua Luật Giao dịch điện tử số 50/2005/QH11 đặt nền móng cho việc xây dựng Chính phủ điện tử. Tiếp đó, năm 2006, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ra đời. Gần đây nhất, Chính phủ đã ban hành Nghị Quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử thể hiện quyết tâm lớn của Đảng và Nhà nước ta trong việc xây dựng Chính phủ điện tử, nhằm rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia, tăng tính minh bạch trong hoạt động quản lý nhà nước và tạo thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp.

Việc nghiên cứu ứng dụng số hoá tài liệu lưu trữ nhằm quản lý, khai thác tài liệu nhanh chóng, hiệu quả phục vụ nhu cầu nghiên cứu tài liệu để giải quyết công việc hàng ngày của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là một nhu cầu thực tế và cấp thiết, phù hợp với chủ trương cải cách thủ tục hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử của Đảng, Nhà nước ta. Nó đặc biệt phát huy hiệu quả khi nhiều đơn vị thuộc Bộ đã chuyển về Nhà làm việc liên cơ quan Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội tại D25, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội, trong khi trụ sở chính, đồng thời kho lưu trữ tài liệu của Bộ lại đặt tại 12 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội, việc khai thác tài liệu theo phương pháp truyền thống gặp nhiều khó khăn.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Đề xuất phương hướng, giải pháp triển khai các ứng dụng số hoá tài liệu đối với tài liệu quản lý tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Xây dựng quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

3. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ và số hoá tài liệu tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Chương 3: Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

4. Nội dung chính của đề tài

4.1. Chương 1, đề tài hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ.

Đề tài hệ thống hóa các khái niệm nền tảng của công tác lưu trữ (tài liệu, tài liệu lưu trữ, hồ sơ, lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, phông lưu trữ...) và làm rõ sáu khâu nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý - xác định giá trị, hệ thống hoá, bảo quản, sử dụng và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Đề tài rà soát hệ thống văn bản pháp luật liên quan (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 04/2014/TT-BNV, Thông tư số 06/2015/TT-BNV), khẳng định đây là hành lang pháp lý thuận lợi cho việc số hóa tài liệu lưu trữ.

Về cơ sở lý luận số hóa, đề tài làm rõ các khái niệm số hoá, tài liệu điện tử, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử; trình bày quy trình số hóa (chuẩn bị, chỉnh lý, lựa chọn tài liệu, quét, xử lý ảnh, kiểm tra, bàn giao dữ liệu); phân tích ưu điểm (thuận tiện lưu trữ, chia sẻ, tra cứu, kéo dài tuổi thọ tài liệu, giảm chi phí) và nhược điểm (chi phí đầu tư lớn, nguy cơ sao chép - sửa đổi thông tin, đòi hỏi nhân lực được đào tạo) của số hóa. Đề tài phân tích bối cảnh, sự cần thiết số hóa gắn với chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử, cải cách hành chính, và những bất cập của phương pháp quản lý tài liệu truyền thống. Cuối chương, đề tài tổng hợp kinh nghiệm số hóa của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh, rút ra bài học tham khảo cho Văn phòng Bộ.

4.2. Chương 2, đề tài đánh giá thực trạng công tác lưu trữ và số hoá tài liệu tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Đề tài thống kê loại hình, khối lượng tài liệu hiện quản lý tại kho lưu trữ Bộ (tài liệu nghe nhìn, bản vẽ, kế toán, dự án, quản lý hành chính...); trong đó tài liệu hành chính thuộc Phông Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (từ 1987 đến nay) được khai thác nhiều nhất, khoảng 125 mét tài liệu, 3.256 đơn vị bảo quản. Đề tài mô tả quy trình hoạt động lưu trữ hiện hành (thu thập, chỉnh lý, hệ thống hoá, bảo quản, sử dụng, giao nộp) theo phương thức thủ công truyền thống.

Về khai thác sử dụng tài liệu, số liệu thống kê giai đoạn 2011-2015 (số lượt người khai thác, hình thức đọc tại chỗ, mượn, phô tô, sao y, scan...) cho thấy thủ tục còn phức tạp, thời gian tra tìm lâu, trong khi nhu cầu khai thác thông tin nhanh, chính xác ngày càng tăng. Đề tài cũng làm rõ mối liên hệ giữa lưu trữ Văn phòng Bộ với các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ.

Về thực trạng số hóa, đề tài đánh giá hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin tại Bộ và Văn phòng Bộ (hệ thống máy chủ, mạng, phần mềm quản lý văn bản, hệ điều hành eMolisa...), chỉ ra việc số hóa hiện mới dừng ở scan một phần văn bản đi, đến tại khâu văn thư; phần mềm lưu trữ xây dựng năm 2007 nay không còn sử dụng được, nên 100% quy trình nghiệp vụ lưu trữ vẫn dựa trên phương pháp thủ công.

4.3. Chương 3, trên cơ sở lý luận và thực trạng đã phân tích, đề tài đề xuất giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Về lựa chọn tài liệu và cơ chế, chính sách số hóa, đề tài đề xuất các tiêu chí ưu tiên (mức độ, tần suất khai thác; giá trị bảo quản; mức độ mật; nội dung tài liệu), yêu cầu ưu tiên nguồn lực tài chính, con người, cụ thể hóa việc số hóa bằng văn bản hành chính và xây dựng chính sách khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu bảo đảm an toàn thông tin.

Về quy trình số hóa, căn cứ Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN, đề tài xây dựng quy trình số hóa tài liệu tại Văn phòng Bộ gồm 9 bước, từ lập danh mục, tra trùng, scan, xử lý file, kiểm tra đến báo cáo, bàn giao dữ liệu số hóa; đề xuất lộ trình hai giai đoạn: 2017-2020 số hóa tài liệu đã lưu trữ (ưu tiên tài liệu gần đây), và từ 2021 trở đi số hóa ngay từ giai đoạn văn thư.

Về giải pháp công nghệ, đề tài đề xuất hạ tầng công nghệ thông tin (hệ thống mạng, máy chủ lưu trữ theo công nghệ SAN), hệ thống phần mềm số hóa, lưu trữ gồm 8 phân hệ chức năng (thu thập, khai thác, quản lý phông, quản trị hệ thống, báo cáo, khai thác trực tuyến, tích hợp, bảo mật) và giải pháp an toàn, bảo mật ở 5 mức (hành chính, hệ điều hành, mạng, máy chủ, ứng dụng).

Về nguồn lực thực hiện, đề tài xác định yêu cầu đào tạo cán bộ quản trị hệ thống và người sử dụng phần mềm, đồng thời dự toán kinh phí gồm chi phí chỉnh lý hồ sơ, mua sắm thiết bị số hóa, xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ và dịch vụ số hóa dữ liệu tại kho lưu trữ.

Thành viên đề tài:

Ths. Đào Thị Thiên Hương, Thư ký, thành viên chính, Văn phòng Bộ; CN. Vũ Xuân Hân, Thành viên chính, Văn phòng Bộ; CN. Nguyễn Tiến Mai, Thành viên chính, Văn phòng Bộ; CN. Nguyễn Xuân Long, Thành viên chính, Văn phòng Bộ; CN. Nguyễn Văn An, Thành viên chính, Trung tâm Quốc gia về dịch vụ việc làm (Cục Việc làm); Ths. Phạm Ngọc Toàn, Thành viên chính, Viện Khoa học Lao động và Xã hội; Ths. Nguyễn Duy Tuyên, Thành viên, Cục Bưu điện trung ương, Bộ Thông tin và Truyền thông; Ths. Hoàng Thị Kim Nga,

Từ khóa: Số hóa tài liệu Lưu trữ Văn phòng Bộ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Công nghệ thông tin Tài liệu điện tử