Xác định vị trí việc làm (VTVL) là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp các tổ chức tuyển chọn được nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của công việc, là cơ sở để sắp xếp, bố trí, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá người lao động một cách chính xác, khách quan, công bằng; là cơ sở để trả lương, thưởng phù hợp với công việc đó; đồng thời góp phần đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc trong một tổ chức, tạo được sự phân công công việc phù hợp, tránh sự chồng chéo trong chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức. Do đó, vấn đề xác định vị trí việc làm trong nền công vụ được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm trong nhiệm vụ đổi mới phương thức quản lý cán bộ, công chức trong nền công vụ.
Thực hiện Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức, Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức”, dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Nội vụ, thời gian qua Viện Khoa học tổ chức nhà nước (KHTCNN) đã nghiên cứu phương pháp, xây dựng các biểu mẫu, thí điểm thực hiện xác định VTVL của Viện, thực hiện và hỗ trợ một số cơ quan, đơn vị xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức theo ngạch, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp (sau đây viết tắt là cơ cấu công chức, viên chức) như: Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.
Qua thực tiễn triển khai hỗ trợ các cơ quan, đơn vị xây dựng Đề án xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức, Viện KHTCNN đã tổng kết được những kinh nghiệm như sau:
Thứ nhất, kinh nghiệm về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện xác định VTVL
Qua quá trình làm việc với một số cơ quan, đơn vị cho thấy quyết tâm chính trị của cấp ủy, lãnh đạo cơ quan, đơn vị giữ vai trò quan trọng và tiên quyết đối với sự thành công của việc xác định VTVL. Để quá trình chuẩn bị, tổ chức triển khai thực hiện đề án xây dựng VTVL được thành công, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải có quyết tâm chính trị, có thái độ kiên quyết làm và làm với tinh thần trách nhiệm cao. Cần quán triệt về mặt nhận thức ý nghĩa, vai trò của việc xác định VTVL và đảm bảo sự đồng thuận, quyết tâm thực hiện xác định VTVL trong toàn thể nội bộ cơ quan, đơn vị.
Thứ hai, kinh nghiệm về triển khai tác nghiệp các hoạt động chuyên môn
Trước khi xây dựng đề án phải chuẩn bị thật kỹ về lực lượng tham gia xây dựng, thực hiện đề án. Khâu chuẩn bị này có thể đóng góp tới 50% sự thành công của đề án.
Phải chuẩn bị kỹ về đề cương đề án. Không có đề cương tốt thì triển khai thực hiện đề án sẽ gặp nhiều khó khăn. Trong đó, quan trọng nhất là đề cương phải đưa ra được phương pháp xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức đúng, phù hợp với đối tượng thụ hưởng kết quả của đề án. Qua kinh nghiệm hỗ trợ các cơ quan, đơn vị xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức thì đây chính là phương pháp tổng hợp nêu trong các Nghị định quy định về VTVL và cơ cấu công chức, viên chức.
Tranh thủ sự giúp đỡ về mặt phương pháp của Bộ Nội vụ. Nhìn chung, những người tham gia xây dựng đề án phải có kiến thức, kỹ năng tốt về các lĩnh vực phân tích tổ chức, thống kê, xây dựng bản mô tả công việc, khung năng lực, phương pháp định biên, phải nắm vững 8 bước trong quy trình xác định VTVL…; một số khâu đòi hỏi người tham gia xây dựng đề án phải am hiểu và trải nghiệm thực tiễn mới có thể làm được. Ví dụ, người chưa trực tiếp tham gia xây dựng chính sách hoặc chưa có nhiều năm kinh nghiệm trực tiếp làm công tác tổ chức cán bộ thì không thể đưa ra được cơ sở khoa học để xác định cơ cấu công chức, viên chức một cách phù hợp. Ngoài yêu cầu về trình độ, năng lực thì những người tham gia xây dựng đề án còn phải có sức khỏe tốt vì phải làm việc với cường độ lao động rất cao trong thời gian dài. Trong đó, vai trò của trưởng ban soạn thảo và các trưởng nhóm chuyên môn là rất quan trọng để tạo ra sự đồng thuận và gắn kết, phối hợp trong làm việc.
Phải chuẩn bị kỹ bộ công cụ thực hiện xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức. Đó là các loại biểu, mẫu thống kê, các loại hướng dẫn báo cáo về phân tích tổ chức, các bản mô tả công việc, các loại khung năng lực…; phải tập hợp đầy đủ các văn bản có liên quan đến thống kê, phân nhóm công việc. Thiếu công cụ, hoặc chuẩn bị không kỹ các loại biểu, mẫu này thì không thể có hoặc không đủ chất liệu để xây dựng đề án, đồng nghĩa với việc phát sinh chi phí, giảm hiệu quả của đề án. Thực tế cho thấy, đây là khâu tốn rất nhiều thời gian và đòi hỏi tập trung trí tuệ của tập thể mới có các biểu, mẫu tốt.
Trong quá trình thực hiện thống kê chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, chỉ kê khai những công việc thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài tránh kê khai những công việc vụn vặt, mang tính thời vụ…
Thứ ba, kinh nghiệm trong tổ chức triển khai thực hiện
Trong quá trình tổ chức triển khai, cần phải xây dựng được kế hoạch thực hiện cụ thể trong từng thời gian, đảm bảo tiến hành các bước theo đúng kế hoạch.
Để triển khai kế hoạch xây dựng đề án xác định VTVL được hiệu quả, kinh nghiệm cho thấy, các cơ quan, đơn vị nên tổ chức thành các tổ công tác hoặc các nhóm công tác với những người có kiến thức chuyên môn sâu, có kỹ năng và am hiểu thực tiễn như phần trên đã nói.
Để đảm bảo cho kế hoạch thành công việc chuẩn bị kinh phí thỏa đáng cho Đề án có vai trò rất quan trọng vì việc thực hiện đề án xác định VTVL là một việc làm mới và khó, cần nhiều thời gian và sự tham gia của toàn thể đơn vị.
Ngoài ra, phải có sự thống nhất và phối hợp chặt chẽ giữa các bên trong quá trình xây dựng và thực hiện đề án.
Tính thống nhất thể hiện ở chỗ giữa ban soạn thảo đề án xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức và các cơ quan, tổ chức là đối tượng cần xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức phải có cùng quyết tâm thực hiện. Ngay trong nhóm soạn thảo cũng phải có sự thống nhất cao, bởi vì có những khâu thực hiện không thực sự khó khăn, như phân tích tổ chức, rà soát chức năng…; nhưng cũng có những khâu thực hiện rất vất vả, như xử lý số liệu, phân tích mức độ khó của công việc, xây dựng khung năng lực, định mức lao động, các yếu tố tác động ảnh hưởng… Chỉ cần một khâu không khớp là phải làm đi làm lại, mất nhiều thời gian và công sức cũng như các nguồn lực. Nói cách khác, phải có quyết tâm chính trị rất cao.
Bên cạnh tính thống nhất thì sự phối hợp đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo thành công của đề án. Quan trọng nhất là tinh thần, thái độ hợp tác giữa các bên, chẳng hạn nếu bên thụ hưởng không cung cấp thông tin, số liệu chính xác hoặc không tạo điều kiện tốt cho Ban soạn thảo đề án kiểm tra, xác minh, đo lường thực tế sử dụng lao động và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của tổ chức và đội ngũ công chức, viên chức thì rất khó xác định đúng số lượng người đảm nhiệm VTVL và cơ cấu công chức, viên chức, việc triển khai đề án sẽ gặp nhiều khó khăn.
Kết quả của đề án xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức phải đảm bảo đúng quan điểm, chủ trương của Đảng về công tác tổ chức cán bộ; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; góp phần tích cực vào đổi mới, hoàn thiện bộ máy tổ chức, xây dựng và phát triển đội ngũ công chức, viên chức nhưng phải đảm bảo từ nay đến năm 2016, cơ bản không tăng thêm biên chế (trừ trường hợp lập thêm tổ chức hoặc phát sinh nhiệm vụ mới) theo kết luận của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) tại Hội nghị lần thứ 7 một số vấn đề về cải cách chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, trợ cấp ưu đãi người có công.
Kết quả xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức sẽ đặt các công chức, viên chức phải nỗ lực vươn lên ngang tầm nhiệm vụ, phải tự đổi mới, gương mẫu đi đầu trong việc đổi mới tư duy, phong cách, lề lối làm việc, tăng cường học tập chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức thực tiễn để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy, xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức là biện pháp quan trọng để xây dựng bộ máy nhà nước và đội ngũ công chức, viên chức trong sạch, vững mạnh.
Tuy nhiên, quá trình xây dựng và thực hiện đề án xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thường gặp một số khó khăn như sau:
- Đây là nhiệm vụ mới và khó, đòi hỏi tính chuyên môn cao, do vậy khi thực hiện một số cơ quan, đơn vị còn lúng túng, chưa hiểu rõ, đầy đủ các bước triển khai thực hiện xác định VTVL.
- Việc xử lý, phân tích các biểu mẫu thường gặp phải khó khăn do người kê khai cung cấp thông tin không đầy đủ, cụ thể, chi tiết. Vì vậy, khi không có đầy đủ thông tin đầu vào sẽ ảnh hưởng đến việc xác định từng VTVL như xác định được số lượng người làm việc và cơ cấu công chức, viên chức.
- Việc xác định rõ VTVL cho bao nhiêu người còn gặp khó khăn trong việc tính toán một cách khoa học đảm bảo sát với thực tế yêu cầu của công việc.
- Một số cơ quan, đơn vị bố trí, phân công đội ngũ công chức, viên chức tham gia xây dựng đề án chưa nắm vững kiến thức căn bản về phân tích và thiết kế tổ chức nên còn lúng túng trong quá trình thực hiện.
- Thực trạng bố trí, sử dụng công chức, viên chức hiện nay dựa trên thâm niên, kinh nghiệm công tác, tình trạng công chức, viên chức làm trái ngành, trái nghề so với chuyên môn được đào tạo là phổ biến. Vì vậy, khi xác định VTVL sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp lại đội ngũ công chức, viên chức, do đó, cần phải có lộ trình thực hiện hợp lý trong quá trình sắp xếp công chức, viên chức tránh sự xáo trộn lớn ảnh hưởng đến kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
Để khắc phục những khó khăn trên, tạo thuận lợi cho việc triển khai xây dựng VTVL và cơ cấu công chức, viên chức ở các cơ quan, đơn vị trong thời gian tới, Viện KHTCNN có một số kiến nghị như sau:
- Đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyên truyền phổ biến kết hợp với mở các lớp bồi dưỡng, hội nghị tập huấn ở các bộ, ngành và địa phương xây dựng đề án xác định VTVL.
Bộ Nội vụ chủ trì các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để hình thành các “máy cái” chuyên trách, chuyên sâu về xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức.
- Ban Chỉ đạo Trung ương về đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức (CVCC) có kế hoạch chỉ đạo các bộ, ngành, địa phương xây dựng kế hoạch thực hiện Đề án xác định VTVL và cơ cấu công chức theo ngạch, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp hoàn thành đúng yêu cầu đến năm 2015, 70% cơ quan, đơn vị đã xác định xong VTVL như Quyết định 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ đã nêu và để tránh bị động, dồn ép…
- Ban Chỉ đạo TW về đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức có ý kiến để Bộ tài chính xây dựng kế hoạch kinh phí, định mức kinh phí và nguồn kinh phí đảm bảo cho các bộ, ngành, địa phương xây dựng thực hiện đề án xác định VTVL và cơ cấu công chức, viên chức được thực hiện thành công./.
ThS. Vũ Thị Hiền
Phó Viện trưởng Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Bộ Nội vụ